Preparato da Andrea Werner Beilin e Francesco Maria Mariani
Con la determinazione dirigenziale n. 404/2020 dell’Agenzia per l’Italia Digitale (nel seguito solo “AgID”) del 9 settembre 2020, sono state emanate le nuove Linee Guida relative alla formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
Le nuove Linee Guida che troveranno applicazione a partire dal 7 giugno 2021:
- aggiornano le attuali regole tecniche in base all’art. 71 d.Lgs. n. 82/2005 (meglio conosciuto come “CAD”) aventi ad oggetto la formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti informatici;
- realizzano un unicum normativo che incorpora le regole tecniche e le circolari in materia, fornendo una linea guida unica con riferimento alla formazione, gestione e conservazione di documenti informatici.
A tale riguardo, le suddette Linee Guida sostituiranno il DPCM del 13 novembre 2014, contenente disposizioni circa le “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici” ed il DPCM del 3 dicembre 2013, relativo alle “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione”.
Le Linee Guida saranno valide erga omens e, a differenza del passato, saranno indirizzate sia ai soggetti privati (ad esempio, società che conservano elettronicamente i propri documenti informatici) che alla Pubblica Amministrazione.
Con riferimento al contenuto, le Linee Guida sono composte da 4 capitoli e 36 paragrafi, a cui si aggiungono 6 allegati tecnici. In particolare, le Linee Guida regolano i seguenti aspetti:
1) la generazione dei documenti informatici: le Linee Guida definiscono le regole da rispettare per la generazione di documenti informatici ed i metodi da utilizzare per garantire l’integrità e l’immodificabilità del contenuto del documento informatico;
2) le copie informatiche di documenti analogici (i.e. la digitalizzazione dei documenti): le Linee Guida prevedono obblighi di certificazione del processo di digitalizzazione dei documenti analogici in determinate circostanze;
3) la gestione dei documenti informatici: nelle Linee Guida vengono disciplinati alcuni aspetti organizzativi, come il protocollo e la classificazione dei documenti elettronici, il manuale di gestione documentale, il piano di conservazione e le regole di sicurezza.
4) conservazione elettronica: le Linee guida prevedono nuovi requisiti in relazione agli standard di interoperabilità, al responsabile della conservazione, al manuale di conservazione elettronica, alla struttura dell’archivio elettronico, allo scarto dei documenti ed ai metadati associati al documento informatico.
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