A cura di Andrea Werner Beilin e Paola Bramato
Come noto, dal 1° gennaio 2022 sono entrate in vigore le nuove Linea Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici emanate dall’Agenzia per l’Italia Digitale (c.d. “Agid”) che sostituiscono la previgente disciplina sulla conservazione elettronica dei documenti fiscali.
Nonostante la normativa in materia sia già in vigore, sono diversi i profili interpretativi per cui si sono resi (e si renderanno) necessari dei chiarimenti da parte dell’Agid: da ultimo, segnaliamo che, in data 17 dicembre 2021, è stato pubblicato il documento “I metadati del documento informatico di natura fiscale e contabile” allegato alle nuove Linee Guida.
Tra le principali novità rispetto al passato (si prega di far riferimento alle nostre precedenti Newsalert del 20 maggio e del 19 gennaio 2021), vi è la previsione secondo cui la redazione del manuale di conservazione non sarà più delegabile a terzi soggetti (e.g. solitamente la redazione era delegata al provider esterno a cui è affidata la conservazione elettronica).
Sul punto, il manuale di conservazione dovrà essere redatto dal responsabile della conservazione, di norma interno alla società che conserva i documenti, nel rispetto dei requisiti tecnici previsti nel paragrafo 4.6 delle predette Linee Guida. In particolare, all’interno del manuale occorrerà riportare:
- i dati dei soggetti che nel tempo hanno assunto la responsabilità del sistema di conservazione;
- la struttura organizzativa e gli obblighi dei diversi soggetti che intervengono nel processo di conservazione;
- la descrizione delle tipologie di documenti conservati elettronicamente e dei relativi metadati;
- la descrizione delle modalità di presa in carico dei pacchetti di versamento ed, in generale, del processo di conservazione;
- le tempistiche di conservazione;
- ulteriori aspetti relativi a particolari casistiche (e.g. copie);
- la normativa di riferimento.
Qualora fosse richiesto supporto, PwC TLS è a disposizione per assistere le società nella redazione del manuale di conservazione, secondo quanto previsto dalle Linee Guida Agid.
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